Manajemen Mutu adalah Kunci Sertifikasi Pihak Ketiga

Sertifikasi pihak ketiga secara luas diakui berperan penting dalam membantu perusahaan menunjukkan pencapaian mereka di bidang lingkungan, keberlanjutan, dan keselamatan kepada pelanggan serta pemangku kepentingan. Sebagai lembaga sertifikasi, pertanyaan yang paling sering diajukan kepada kami adalah apa yang membuat kami memenuhi syarat untuk melakukan pekerjaan ini. 

Sebagai pimpinan Tim Jaminan Kualitas SCS, saya mengibaratkan layanan tim saya sebagai “jaring pengaman” bagi reputasi perusahaan kami. Kami memastikan bahwa operasional SCS berjalan tanpa hambatan dengan mempertahankan berbagai akreditasi yang masih berlaku serta menjamin bahwa klien kami menerima penilaian yang paling ketat secara ilmiah, imparsial, efisien, dan berkualitas tinggi dari para auditor kami.

Yang tidak langsung terlihat oleh klien sertifikasi dan audit kami adalah kerja keras dan rumit yang berlangsung di balik layar untuk menjamin profesionalisme dan ketelitian layanan yang kami berikan, serta yang menjadi andalan mereka. Singkatnya, sistem pengawasan berjenjang diterapkan untuk membuktikan kompetensi dan kelayakan kami sebagai lembaga sertifikasi.

Setiap minggunya, tim saya berkesempatan bekerja dengan beragam program sertifikasi dan audit yang mencakup berbagai sektor ekonomi dan secara langsung mendukung Tujuan Pembangunan Berkelanjutan PBB. Program-program ini mencakup berbagai bidang, mulai dari pangan dan pertanian, ekstraksi sumber daya alam, hingga produksi produk konsumen dan komersial.  Beberapa contoh yang menonjol antara lain Forest Stewardship Council, Marine Stewardship Council, Sertifikasi Organik, Non-GMO, BIFMA Level, Indoor Advantage, FloorScore, SQF, GLOBALG.A.P., Roundtable on Sustainable Biofuels, Roundtable on Sustainable Palm Oil, dan masih banyak lagi. Meskipun sangat berbeda satu sama lain, semua program ini beroperasi di bawah kerangka kerja Sistem Manajemen Mutu (QMS) SCS. 

Akuntabilitas Lembaga Sertifikasi
Sebagai lembaga sertifikasi, SCS bertanggung jawab terhadap berbagai standar, dan harus membuktikan bahwa kami menyediakan layanan yang secara teknis kokoh, konsisten, dan independen bagi klien kami. Beberapa standar ISO menetapkan aturan internasional mengenai cara kerja badan sertifikasi dan verifikasi, serta menjadi dasar Sistem Manajemen Mutu SCS, yang dirancang dan dipelihara oleh Tim Jaminan Mutu SCS. Standar-standar ini menetapkan aturan mengenai independensi kami, pengelolaan kompetensi bagi staf dan kontraktor kami, audit internal, pencatatan, pengendalian dokumen, penulisan laporan, penanganan ketidaksesuaian, penyelesaian keluhan dan banding, serta aspek-aspek lain dari proses sertifikasi.

Pengawasan oleh Lembaga Akreditasi
Sebagian besar ruang lingkup sertifikasi yang ditawarkan oleh SCS mensyaratkan agar kami mempertahankan akreditasi dari lembaga akreditasi nasional, seperti American National Standards Institute (ANSI), Accreditation Services International (ASI), atau Sistem Akreditasi Bersama Australia dan Selandia Baru (JAS-ANZ). Pengawasan pihak ketiga ini memberikan kredibilitas terhadap independensi dan kompetensi teknis kami sebagai pemberi sertifikasi, serta berfungsi sebagai alat mitigasi risiko bagi klien kami saat memilih badan sertifikasi. Setiap tahun, setiap program terakreditasi kami menjalani audit oleh badan akreditasi, di mana kantor kami dikunjungi dan staf diwawancarai, serta sampel catatan klien ditinjau. Selain itu, badan akreditasi mendampingi auditor kami di lapangan untuk menyaksikan seluruh proses audit dan kinerja auditor secara langsung. 

Pengawasan oleh Pemilik Skema
Sebagai lapisan pengawasan tambahan, banyak pemilik skema – yaitu, pemilik standar yang menetapkan persyaratan teknis untuk sertifikasi (misalnya, GLOBALG.A.P., Bonsucro, ISCC) – telah merancang program integritas mereka sendiri. Dalam hal ini, pemilik skema atau pihak yang ditunjuknya yang melakukan penilaian terpisah terhadap operasi SCS baik di kantor pusat maupun di lapangan. Selama audit integritas lapangan, klien kami dinilai oleh auditor pemilik skema, yang bertujuan untuk memastikan apakah ketidaksesuaian yang mereka temukan dalam operasi klien konsisten dengan yang diidentifikasi oleh auditor SCS.  

Audit Internal
Tim Jaminan Kualitas SCS juga telah menerapkan sistem audit internal yang kokoh, di mana setiap program dievaluasi setahun sekali berdasarkan persyaratan ISO, skema, dan perusahaan. Mengaudit para auditor bukanlah tugas yang mudah, namun di sisi lain, mereka adalah pihak yang paling menghargai masukan konstruktif karena, lebih dari siapa pun, mereka memahami nilai dari perbaikan berkelanjutan. Audit internal memiliki beberapa fungsi:

• Jaminan: Sebagai auditor internal, kami mengevaluasi secara objektif pelaksanaan program untuk menilai seberapa teliti prosedur kami sendiri dipatuhi, seberapa baik kami mematuhi persyaratan akreditasi dan skema, serta untuk mengidentifikasi masalah yang ada maupun yang berpotensi timbul.
• Pendorong peningkatan efisiensi: Penawaran layanan SCS semakin beragam, dan sebagai pihak yang mampu mengevaluasi pelaksanaan semua program di perusahaan, auditor internal berperan sebagai sumber informasi terpadu mengenai praktik terbaik.
• Mitigasi risiko: Auditor internal mengidentifikasi area-area berisiko dan mengusulkan solusi untuk mitigasi risiko.

Menjadi auditor di bidang sertifikasi keberlanjutan sukarela pihak ketiga menuntut kita untuk bersedia diaudit. Melalui pengawasan independen yang ketat inilah kita dapat meyakinkan pelanggan bahwa layanan kita kredibel, profesional, dan kompeten secara teknis.

Diana Kirsanova Phillips adalahDirektur Jaminan Kualitas di SCS Global Services. SCS menyediakan layanan sertifikasi pihak ketiga bagi perusahaan dan organisasi di seluruh dunia. Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.scsglobalservices.com, atau hubungi Diana di [email protected], 1.510.452.9089.

Untuk pertanyaan atau komentar terkait blog , hubungi kami hari ini juga.